Ulasan tentang POP3, SMTP dan IMAP

Apakah POP itu ?

POP atau Post Office Protocol, sesuai dengan namanya merupakan protokol yang digunakan untuk pengelolaan mail. POP yang sekarang lebih umum dikenal dengan POP3 (POP - Version 3), dimaksudkan untuk mengizinkan client untuk mengakses secara dinamis mail yang masih ada di POP3 server. POP3 menawarkan pada user untuk meninggalkan mail-nya di POP3 server, dan mengambil mail-nya tersebut dari sejumlah sistem sebarang. Untuk mengambil mail dengan menggunakan POP3 dari suatu client, banyak pilihan yang dapat digunakan seperti Sun Microsystem Inc.’s Mailtool, QualComm Inc.’s Eudora, Netscape Comm. Corp.’s Netscape Mail dan Microsoft Corp.’s Outlook Express.

POP3 tidak dimaksudkan

untuk menyediakan operasi manipulasi mail yang ada di server secara luas. Pada POP3, mail diambil dari server dan kemudian dihapus (bisa juga tidak dihapus). Segala sesuatu tentang protokol POP3 ini dibahas dalam RFC (Request For Comment) 1725. Protokol yang lebih tinggi dan lebih kompleks, yaitu IMAP4, dibahas dalam RFC 1730.

Mode POP3

Ada dua jenis mode pada POP3 yaitu mode offline dan mode inline. Pada mode offline, POP3 mengambil dan kemudian menghapus mail yang tersimpan dari server. POP3 bekerja dengan baik pada mode ini, karena terutama memang didisain untuk berlaku sebagai sebuah sistem mail yang memiliki sifat “store-and-forward”. Server, pada mode offline, berlaku seperti sebuah tempat penampungan yang menyimpan mail sampai user memintanya.

Pada mode inline, POP3 akan mengambil mail dari server tanpa menghapus mail yang sudah diambil tersebut. Mode ini lebih disukai oleh user yang sering berpindah tempat (nomadic user) karena memungkinkan mereka untuk melihat mail yang sama dari tempat atau komputer yang berbeda. Akan tetapi untuk nomadic user yang selalu bekerja dan bepergian dengan selalu membawa notebook, dan tetap menginginkan agar mail miliknya yang ada di server tidak dihapus, tentu saja menginginkan agar setiap kali mengambil mail tidak semua mail yang akan terambil, tapi hanya mail yang belum pernah dia lihat saja yang akan diambil. Keinginan user seperti ini dapat dipenuhi dengan menggunakan informasi pada client yang memungkinkan untuk memberi tanda mail yang sudah pernah dilihat. Setiap client layanan POP3 yang mendukung mode inline akan menyimpan informasi ini dalam sebuah file. Pada user yang menggunakan Netscape Mail, file yang menyimpan informasi ini adalah file popstate.dat, yang biasanya terdapat di /Program Files/Netscape/Users/Mail. File tersebut memberi tahu mail yang mana saja yang sudah diambil sehingga tidak perlu diambil lagi. Jika file ini dihapus maka tentu saja pada pengambilan mail berikutnya semua mail akan terambil.

Operasi Dasar POP3

Pada awalnya, server memulai layanan POP3 dengan mendengarkan permintaan pada TCP port 110. Ketika sebuah client meminta layanan tersebut, maka terjadilah hubungan TCP dengan server. Pada saat hubungan dimulai, POP3 server mengirim greeting (kata pembuka). Setelah itu client akan memberikan command (perintah) ke server dan POP3 server akan memberikan response (jawaban) sampai hubungan ditutup atau digagalkan. Perlu diingat bahwa user tidak memasukkan perintah ini, tapi software dari client-lah yang mengirim perintah ini ke server.

Perintah-perintah di POP3 terdiri dari sebuah keyword yang tidak case sensitive (tidak mempersoalkan huruf kapital ataupun tidak), yang dapat diikuti oleh satu atau lebih argument. Keyword dan argument masing-masing dipisahkan oleh karakter SPACE (spasi). Keyword terdiri dari tiga atau empat karakter, sedangkan tiap argument dapat mencapai 40 karakter. Jawaban di POP3 terdiri dari sebuah indikator status dan sebuah keyword yang dapat diikuti oleh informasi tambahan. Ada dua indikator status : positif (”+OK”) dan negatif (”-ERR”). Server harus memberikan jawaban +OK dan -ERR dalam huruf kapital. Pada perintah tertentu, server akan memberikan jawaban yang terdiri dari beberapa baris.

Sebuah sesi hubungan POP3 dibangun melalui tiga tahap, yaitu tahap authorization, transaction dan update. Sekali hubungan TCP dimulai dan POP3 server telah mengirimkan greeting , maka sesi hubungan telah memasuki tahap authorization. Pada tahap ini client mengirim nama dan password user ke server untuk membuktian keaslian user tersebut agar dapat mengambil mail-nya. Ketika client telah berhasil membuktikan identitas dirinya, server akan memperoleh informasi yang berhubungan dengan mail yang dimiliki client tersebut, dan sesi kini memasuki tahap transaction. Pada tahap inilah terjadi proses penerimaan mail, penandaan mail untuk penghapusan, pembatalan penandaan untuk penghapusan, penampilan statistik mail atau perincian identitas mail. Pada saat client telah memberikan perintah quit untuk mengakhiri hubungan, maka sesi memasuki tahap update. Pada tahap inilah server akan menjalankan semua perintah yang diperoleh selama tahap transaction dan menutup sesi dan selanjutnya hubungan TCP ditutup.

Sebuah server harus menjawab perintah yang tidak dikenal, tidak diimplementasi, atau tidak sesuai dengan sintaksis dengan indikator status negatif. Server juga harus memberikan indikator status negatif, jika ada client yang memberikan perintah tidak pada tahap yang seharusnya. Tidak ada metoda umum yang dapat digunakan oleh client untuk membedakan antara server yang tidak mengimplementasikan perintah tambahan dengan server yang tidak dapat atau tidak bersedia memproses perintah tambahan tersebut.

Sebuah POP3 server mungkin memiliki autologout timer untuk client yang sedang tidak aktif dalam rentang waktu tertentu. Timer seperti ini harus paling sedikit memiliki rentang waktu 10 menit. Jika sebuah server menerima sebarang perintah dari client didalam rentang waktu tersebut, maka hal ini sudah cukup untuk me-reset autologout timer tersebut. Ketika waktu rentang timer sudah habis, tanpa ada aktivitas dari client maka sesi hubungan tidak memasuki tahap UPDATE. Server akan menutup hubungan TCP tanpa menghapus mail atau mengirim jawaban ke client. Semua pesan yang disampaikan selama sesi hubungan POP3 harus disesuaikan dengan standar format dari Internet text messages. Internet text messages ini, secara terperinci dibahas dalam RFC 822.

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)

Merupakan salah satu protokol yang umum digunakan untuk pengiriman surat elektronik di Internet. Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkan data dari komputer pengirim surat elektronik ke server surat elektronik penerima. Atau salah satu Protokol TCP / IP, yang menentukan distribusi mail di Internet yang berbasis kode ASCII. Format mail dalam kode ASCII dipergunakan khusus untuk dokumen mail yang berupa teks.

Protokol ini timbul karena desain sistem surat elektronik yang mengharuskan adanya server surat elektronik yang menampung sementara sampai surat elektronik diambil oleh penerima yang berhak.

Fungsi utama SMTP adalah menyampaikan E-Mail dari suatu host ke host lainnya dalam jaringan. Protokol ini tidak memiliki kemampuan untuk melakukan penyimpanan dan pengambilan E-Mail dari suatu mailbox. Service SMTP berjalan pada protokol TCP port 25, yang merupakan port standar service SMTP. Karena SMTP tidak memiliki kemampuan penyimpanan E-Mail dalam mailbox, maka diperlukan protokol lain untuk menjalankan fungsi tersebut yaitu POP3 dan IMAP. Dari sisi klien E-Mail, server SMTP merupakan sarana untuk melakukan outgoing connection atau mengirimkan pesan. Sedangkan untuk incoming connection digunakan protokol POP3.

SMTP bisa dianalogikan sebagai kantor pos. Ketika kita mengirim sebuah e-mail, komputer kita akan mengarahkan e-mail tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah, atau kotak PO BOX di kantor pos. Email-email yang terkirim akan menempati di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan e-mail tersebut tergantung kapan di penerima memeriksa account e-mailnya.

SMTP adalah protokol yang cukup sederhana, berbasis teks dimana protokol ini menyebutkan satu atau lebih penerima email untuk kemudian diverifikasi. Jika penerima email valid, maka email akan segera dikirim. SMTP menggunakan port 25 dan dapat dihubungi melalui program telnet. Agar dapat menggunakan SMTP server lewat nama domain, maka record DNS (Domain Name Server) pada bagian MX (Mail Exchange) digunakan.

Sendmail adalah Mail Transfer Agent pertama yang mengimplementasikan port 25. Kemudian, pada tahun 2001, ada sedikitnya 50 program Mail Transfer Agent yang mengimplementasikan SMTP baik sebagai client maupun sebagai server. Contoh Mail Transfer Agent yang populer adalah: Exim (ditulis oleh Philip Hazel), IBM Postfix, Qmail (ditulis oleh D.J Bernstain), dan Microsoft Exchange Server.

Karena protokol SMTP berawal dari protokol yang benar-benar berbasis teks ASCII, maka SMTP tidak bekerja terlalu baik dalam mengirimkan file-file binary. Standar untuk meng-encode file-file biner agar dapat dikirimkan lewat SMTP dikembangkan dan menelurkan standar-standar seperti MIME (Multipurposes Internet Mail Extensions). Saat ini, hampir semua SMTP server mendukung 8BITMIME, yang dapat mengirimkan file-file biner semudah mengirimkan file teks.

SMTP hanya protokol yang melakukan “push”, artinya dia hanya bisa mengambil email dari client tetapi tidak bisa melakukan “pull”, yaitu melayani pengambilan email di server oleh client. Pengambilan pesan atau email tersebut dilakukan dengan menggunakan protokol tersendiri yaitu protokol POP3 (Post Office Protokol) atau IMAP (Internet Message Access Protocol).

Siapakah yang bertanggungjawab atas terkirim/tidaknya email ?

Terkirim atau tidaknya e-mail, terlambat atau tidak tibanya e-mail, tergantung kepada kehandalan SMTP yang digunakan. Misalnya outgoing SMTP yang digunakan adalah: smtp.telkom.net , maka Telkom lah yang bertanggungjawab atas terkirim atau tidaknya suatu e-mail. Terganggunya jaringan antara komputer milik pelanggan dengan Telkom – atau antara Telkom dengan mail-server yang dituju, dapat menyebabkan kegagalan pengiriman e-mail.

Apa penyebab utama keterlambatan tibanya email ?

Terlambat atau tidak tibanya suatu e-mail, tergantung kepada antrian pada SMTP yang digunakan dan mail-server yang dituju. Misalnya outgoing SMTP yang digunakan adalah: smtp.telkom.net , maka tergantung sepanjang apa antrian e-mail yang masuk ke jaringan telkom. Apabila e-mail telah berhasil terkirim melalui SMTP Telkom, maka selanjutnya ketibaan e-mail tersebut tergantung pada antrian mail-server penerima.

Cara Kerja SMTP

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) didefinisikan dan digunakan dalam Internet untuk mengirimkan electonic mail (E-mail). Cara kerja SMTP mirip yang dilakukan oleh FTP. SMTP menggunakan beberapa spool dan queue. Pesan yang dikirim oleh SMTP akan dikirimkan dalam queue. SMTP akan menghindari membalas pesan dari queue jika dihubungkan ke remote machine. Jika pesan tidak dapat dibalas dengan waktu yang telah ditentukan maka pesan akan dikembalikan ke pengirim atau dipindahkan. Interaksi antara message ke User Agent dan ke Message Transfer Agent hingga diterima oleh Penerima.

SMTP bekerja berdasarkan pengiriman end-to-end, dimana SMTP client (pengirim) akan menghubungi SMTP server (penerima) untuk segera mengirimkan email. SMTP server melayani pengguna melalui port 25. Dimana setiap pesan yang dikirimkan melaui SMTP harus memiliki :

1.       Header atau amplop, yang dijabarkan pada RFC 822.

2.       Konten atau isi, yang berisi tentang isi dari surat yang akan dikirimkan

Format mail header :

Kata kunci	Nilai
To	Tujuan dari email
Cc	Tujuan kedua dari email (carbon copy)
From	Pengirim email
Reply-to	Alamat pengembalian email
Return-path	Alamat host untuk pengembalian email
Subject	Subject tentang email yang diisikan oleh pengguna

Bagian dari mail header yang sering digunakan adalah : Mail Exchange

Pada saat pengiriman diminta oleh user SMTP Pengirim melakukan koneksi 2 arah dengan SMTP penerima. SMTP dapat berupa tujuan akhir atau penerus (mail gateway). SMTP pengirim akan membangkitkan perintah untuk melakukan reply to pada SMTP penerima.

I M A P

(Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar untuk mengakses/mengambil e-mail dari server. IMAP memungkinkan pengguna memilih pesan e-mail yang akan ia ambil, membuat folder di server, mencari pesan e-mail tertentu, bahkan menghapus pesan e-mail yang ada. Kemampuan ini jauh lebih baik dari pada POP (Post Office Protocol) yang hanya memperbolehkan kita mengambil/ download semua pesan yang ada tanpa kecuali.

Selain protocol-protokol  SMTP  serta POP3 dan IMAP, ada tiga elemen yang berperan penting dalam pengirirman email, yaitu :

Mail User Agent ( MUA ), Mail Transfer Agent ( MTA ), dan Mail Delivery Agent ( MDA ). Berikut terminology dari ketiga elemen di atas : 

·         Mail User Agent ( MUA ) adalah aplikasi pengiriman email yang berjalan pada komputer user. Aplikasi inilah yang berinteraksi dengan user dan mengirimkan perintah user kepada mail server. Contoh aplikasi email pada bagian ini adalah Microsoft outlock, Eudora, dan lain-lain. Interaksi antara MUA dan mail server menggunakan protokol POP3 dan SMTP. Kemudian sebuah mail server menjalankan Mail Transfer Agent ( MTA ), fungsi dari aplikasi ini adalah untuk menerima pesan dari MUA dan mengirimkannya  ke tujuan mail server. Selain itu MTA juga berperan sebagai inbox yang nantinya akan dikirim kepada Mail Delivery Agent ( MDA ). Protocol yang digunakan aplikasi ini antar MTA adalah SMTP. Untuk mencapai MTA yang dituju , MTA pengirim harus mengetahui IP address dari MTA tujuan berdasarkan domainnya.

Berikut ini adalah perbedaan protokol POP dan IMAP dari sisi operasional sehari-hari.

1.    Dari sisi aplikasi.

Protokol pop3 pada umumnya jalan di aplikasi email client seperti thunderbird, pegasus, microsoft outlook, outlook express, eudora dan lain sebagainya, Sedangkan protokol imap menghandle di webmail client yaitu aplikasi yang jalan berbasis web yang diakses dari browser. Umumnya menggunakan webclient dari setiap server yang digunakan.Misalnya ***@yahoo.com dapat diakses di http://yahoo.com/email.

2.    Dari sisi pengambilan/penarikan email.

Pop3 mengambil email dari server dengan satu kali koneksi. Artinya pada saat kita ingin membaca email maka kita harus melakukan proses sinkronisasi di aplikasi e-mail client sehingga semua email akan ditarik ke komputer local pada saat terjadi koneksi internet keserver. Sedangkan imap mengambil email pada saat user membuka surat saat terjadi koneksi internet keserver. Ibaratnya, pop3 itu adalah koneksi sekali dan imap adalah berkali-kali.

3.    Dari sisi pembacaan email

Inbox email yang menggunakan protokol pop3 hanya dapat dibaca dikomputer lokal dimana sebelumnya telah dilakukan proses sinkronisasi. Semua email yang ada di inbox dapat dibaca kapan saja di inginkan tanpa harus ada koneksi internet keserver. Untuk protokol imap, membaca email di inbox harus saat terjadi koneksi internet keserver. Intinya inbox pop3 hanya dapat dibaca dikomputer lokal dan inbox imap dapat dibaca dimana saja didunia ini dengan catatan komputer yang digunakan terdapat koneksi internet keserver. Sederhananya pop3 memindahkan inbox ke komputer local sedangkan imap meninggalkan inbox tetap diserver.

4.    Dari sisi port yang digunakan

Protokol pop3 menggunakan port 110 sedangkan protokol imap menggunakan protokol 143.

Ringkasan perbedaan antara POP3 dengan IMAP

	POP3	IMAP
Email dapat ditinggalkan di Server	Setting “leave message” harus diaktifkan	Otomatis
Email beserta attachment-nya langsung di download ke local PC	Otomatis	Setting “Download all header and attachment” harus diaktifkan
Folder yang dibuat di Outlook otomatis muncul di Webmail dan sebaliknya	Tidak	Ya
Membaca email baru	Cepat	Ada delay sekitar 1-5 detik
Rule/Filter yang dibuat di Outlook otomatis berlaku di Webmail	Tidak	Hanya rule dari Webmail yang berlaku untuk Outlook
Email Backup	Backup email harus dilakukan manual kecuali setting “leave message on server” diaktifkan	Backup email otomatis dilakukan di server
Delete email	Email yang dihapus langsung masuk ke “Deleted Folder”	Email yang dihapus akan ditandai berupa garis coret pada header nya. Untuk menghapus secara permanent maka lakukan “Purge Deleted Messages”